О самой масштабной корректировке законодательства об архивной деятельности за десять лет

– Перед рабочей группой, занимавшейся подготовкой соответствующих изменений и дополнений в Закон от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», стояло несколько задач. Во-первых, это приведение действующих правовых норм в соответствие с современным состоянием общественных, экономических и социальных отношений в Республике Беларусь. Во-вторых, повышение эффективности правового регулирования отношений в сфере архивного дела и делопроизводства с учетом новейших достижений науки и техники. И последняя – переработка и исключение из практического функционала архивов неработающих в настоящее время норм.

При этом одним из основных вопросов, требующим ответа, было определение места документа в общей системе функционирования архивной отрасли Беларуси.

Подчеркну, что изменения, внесенные в Закон от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», стали наиболее масштабной корректировкой правовых положений, регулирующих основные направления деятельности отечественной архивной отрасли за последние десять лет.

Была проведена масштабная аналитическая и нормотворческая работа, итогом которой стало принятие Закона Республики Беларусь от 18 апреля 2022 г. № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

– Расскажите о наиболее существенных по значимости положениях обновленного Закона.

– Прежде всего была введена обновленная система терминов, относящихся к архивному делу и делопроизводству, и их определений. В частности, установлено четкое взаимодействие базовой терминологии архивного дела «документ», «архивный документ», «документ Национального архивного фонда». А также таких терминов, как «архивное дело», «архивный фонд», «документальный фонд».

Так, термин «документ Национального архивного фонда» теперь представляет собой документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства. Данное определение документа Национального архивного фонда установило максимально четкие границы документов данной группы.

Среди иных терминов, вводимых в практическую плоскость новым законом, отмечаем такие, как «документ в электронном виде» и «электронный документ», «копия архивного документа на правах подлинника», «научно-техническая обработка документов».

– Прокомментируйте, пожалуйста, закрепление в новом Законе функции государственных архивов как институтов, обладающих исключительным правом постоянного хранения документов, в то время как на сегодняшний день этим правом обладают также музеи и библиотеки. С чем это связано?

– Хотелось бы отметить, что постоянное хранение документов осуществляют исключительно государственные архивы. При этом в музеях и библиотеках хранится определенная, в целом не очень значительная часть документов, относящихся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь. Так как в функциональные обязанности музеев и библиотек не входит обеспечение постоянного хранения архивных документов, обозначенная норма не может определяться на законодательном уровне. В этой связи вновь принятый Закон четко регламентирует, что постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляют именно государственные архивы, а упоминание в этом контексте музеев и библиотек из законодательного акта исключено.

При этом практическая реализация закрепленной в Законе нормы не означает, что те документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые хранятся в фондах музеев или библиотек, будут оттуда изъяты и переданы в архивы. Место хранения этих документов останется прежним.

– Новацией стали нормативные предписания о документах в электронном виде, в том числе электронных документах. В чем суть внесенных дополнений?

– Фактически Законом вводится конкретный механизм, в соответствии с которым осуществляется хранение и учет документов в электронном виде, в том числе электронных документов. Согласно ему указанные документы сначала образуются в информационных системах государственных органов и организаций, затем передаются в информационную систему архива этих органов и организаций, а на заключительном этапе направляются на постоянное хранение в государственный архив посредством Информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Дополнительно урегулированы вопросы хранения и учета электронных документов, образующихся в межведомственных электронных информационных системах.

– Что полезного могут извлечь из Закона непосредственно граждане?

– Все новые положения, включенные в Закон, так или иначе призваны решать основную, можно сказать, стратегическую задачу, стоящую перед архивной отраслью нашей страны, – сохранить хранящиеся в архивах документы, не допустить их утраты. В этой связи Законом, в частности, устанавливается исключительная норма, согласно которой документы Национального архивного фонда Республики Беларусь не подлежат уничтожению ни при каких условиях. Также в рамках реализации прав государственных архивов как владельцев документов Национального архивного фонда Республики Беларусь Законом введена норма, регламентирующая обязанность возврата этих документов в случае их временного изъятия. Ранее такие случаи имели место. Мы полагаем, что все перечисленные, а также иные меры будут способствовать лучшей сохранности архивных документов, о чем я уже упоминал выше. Это в полной мере соответствует интересам граждан, так как они регулярно обращаются в архивы для получения информации, в большинстве своем для защиты своих законных прав и интересов. И количество таких обращений неуклонно растет.

– А что касается повышения эффективности по работе с документами для организаций?

– Закон выводит, за некоторым исключением, из состава Национального архивного фонда Республики Беларусь все документы по личному составу. В состав же фонда будут передаваться лишь личные дела известных и выдающихся граждан Беларуси. Для большей части документов по личному составу Законом установлен предельный срок их временного хранения – 55 лет (ныне этот срок составляет 75 лет). Подобные изменения продиктованы международным опытом хранения документов данной категории, с учетом уменьшения возрастного порога начала трудовой деятельности граждан. В Республике Беларусь – это 14 лет.

Одновременно Законом увеличивается срок временного хранения записей актов гражданского состояния с 75 до 100 лет. По причине увеличения продолжительности жизни больший объем таких записей сохраняют свою актуальность. Это, соответственно, вызывает рост количества запросов со стороны граждан. В этой связи более длительный период нахождения записей актов гражданского состояния по месту их создания существенно облегчит поиск этих документов.

Существенный положительный эффект в упорядочении научно-технической обработки документов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, принесет норма Закона, согласно которой данная процедура будет осуществляться самостоятельно самими организациями или государственными архивными учреждениями на основании договора.

Законом полностью исключается неработающая функция по подписанию государственными архивами с собственниками документов охранных обязательств на их хранение.

Также правовой акт исключает осуществление такого малоприменимого направления, как информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке, что позволит архивам увеличить бюджет рабочего времени для иных видов деятельности.

Важным фактором, способствующим упрощению работы с архивными документами, является отказ от регламентации процесса вывоза копий архивных документов за пределы Республики Беларусь. Выдача разрешения на вывоз таких копий является неработающей на практике административной процедурой, так как современные технологии позволяют делать копии архивных документов в неограниченных объемах и размещать их в сети Интернет.

– Благодарим за беседу и желаем национальной архивной отрасли дальнейшего развития!

Источник: Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь