Дедлайн: соблюдаем и правильно контролируем сроки

Прямой перевод английского словосочетания dead line — смертельная линия, однако в таком толковании термин уже не используется, и никто не станет убивать вас за то, что вы перешли эту черту, хотя за просроченный дедлайн по голове точно не погладят. В нашей реальности дедлайн — это крайний срок, к которому должна быть выполнена работа. Обычно это конкретный день в календаре, а бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут. Термин можно применять к чему угодно. Время пребывания детей в дошкольном учреждении, срок действия контракта, срок представления отчетности и т. д. Дедлайн — он везде!

Справочно: этимология dead line имеет отношение к американским тюремным лагерям (в некоторых версиях — к лагерям военнопленных), где вдоль ограждения охрана чертила линию, выходя за которую, заключенный подвергался расстрелу на месте, т. к. переход считался попыткой к бегству. Расстрельные линии на границах американских тюрем уже не рисуют, но понятие прижилось и распространилось по миру. Только сейчас значение слова стало метафорой, обозначающей аврал, край, цейтнот, лимит и т. д.

Две стороны дедлайна

Польза

Главная польза от дедлайна — соблюдение сроков. Работа с дедлайном помогает четко оценить свои возможности, составить план работы и сфокусироваться на задачах. Если нет крайнего срока, проекты имеют свой­ство растягиваться. Дедлайн помогает сосредоточиться на главной задаче.

Это важно
Дедлайн — это мотивация. Как это работает? Работник, который успешно и своевременно завершает работу, будет испытывать чувство удовлетворения: он реализовал поставленные задачи, он владеет компетенциями, он профессионал, а еще он получит заслуженную похвалу (моральную, материальную). Это замотивирует сотрудника на дальнейшие профессиональные подвиги.

Вред

Когда срок выставлен некорректно, тогда возникает конфликт, наказание, финансовые потери, стресс. Пожалуй, в этом и заключается главный вред дедлайна. Просроченные сроки — это всегда потери.

Как вписаться в правильный дедлайн

Способ 1. Ранжирование задач

Основа контроля дедлайна заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие, ограниченные во времени. Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишете их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.

Один из удобных методов распределения задач носит название «Матрица Эйзенхауэра». Это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты. Инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

I — срочные и важные;

II — важные, но не срочные;

III — срочные, но не важные;

IV — не срочные и не важные.

Конечная цель метода — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Матрица Эйзенхауэра

Способ 2. От сложного к простому

Если в эволюции все развивается по принципу «от простого к сложному», то в борьбе с горящими сроками все должно быть наоборот: вначале нужно выполнить одну сложную задачу. Начинать с проблемных, неприятных или сложных дел разумно по двум причинам.

Во-первых, оставшуюся часть времени над вами не будет висеть груз. Так вы снимете внутренний психологический прессинг и настроитесь на работу, с которой уже будет легче справиться.

Во-вторых, это самый разумный способ учесть возможные риски. Так как задача сложная, в ходе ее решения могут возникнуть непредвиденные затруднения, на преодоление которых у вас останется время.

Это важно
Чем меньше опыта, знаний и навыков у участников команды, тем больше времени нужно на проект. Если проект спланировали, но состав команды изменился (например, в него вошли менее компетентные специалисты), то сроки, скорее всего, придется корректировать. Если состав команды стабилен, собирайте статистику продуктивности: фиксируйте планируемое и фактическое время на выполнение задач для каждого участника. Это помогает устанавливать коэффициенты трудозатрат.

Способ 3. Редлайн

Редлайн (от англ. redline — красная линия) — это одна из точек контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет провести контрольную проверку, выявить последние ошибки.

Дата редлайна зависит от масштабности сдаваемой работы. Если это большой и сложный проект, предварительный срок лучше значительно отодвинуть от реального, а задачи попроще оставить на конец. Таким образом вы не только освобождаете себя от тяжелой стрессовой ситуации с горящими сроками и авралами, но и оставляете время на качественную проверку и устранение недочетов сдаваемой работы.

Способ 4. Контрольные встречи

Вспомните народную мудрость: если хочешь, чтобы дело было сделано хорошо, сделай его сам. В варианте с дедлайном — контролируйте все сами! Это совет в первую очередь для заведующих и их заместителей. Внутри коллектива постоянно происходит общение, но не всегда обратная связь попадает к руководителю. Рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться и с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда нужно искать способ их решить.

Это важно
Дедлайны не любят оптимистов. Рационально оценивайте свои силы. Проанализируйте, сколько времени займет каждый этап выполнения работы. Всегда оставляйте время для форс-мажора, возможной болезни сотрудников, корректировок, исправления ошибок. Лучше сдать проект раньше срока, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.

Из опыта руководителя
Практически каждый раз, когда персонал не справляется с дедлайном, сценарий одинаковый. Сначала приходит мой «гнев», потом работники все исправляют. Проблема в том, что мои специалисты не умеют управлять временем. Это относится и к документам, и к выполнению обязанностей, и к рабочему режиму. Объяснение одно: «Времени мало, так получается!»

Комментарий эксперта
Далеко не всегда дедлайн установлен адекватно, а работа распределена равномерно между персоналом. Иногда нагрузки так велики, а времени так мало, что выполнить работу в срок нереально. И здесь важно посмотреть, систематически ли сотрудники срывают дедлайн? Кому-то одному или всему персоналу не удается выполнить задание в срок? От ответов будет зависеть, насколько в рабочих проблемах виноваты сами люди, а насколько — менеджмент.

Что делать руководителю с нарушителями дедлайна

Пропуск сроков — обычное явление, и не секрет, что хоть раз, но и мы грешили этим. Но если так происходит регулярно и вредит работе, то нужно принимать меры. Какие? Прежде чем прибегать к жестким управленческим решениям, нанимателю следует разобраться в проблеме, а именно:

• выяснить причину. Побеседуйте с сотрудником, предоставьте ему возможность высказаться. Покажите последствия нарушения дедлайна. Вы как руководитель видите их очень четко, а подчиненные могут не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена;
• организовать контроль времени. Изучите, какими инструментами пользуются работники для отслеживания сроков. Кроме того, обратите внимание, выделяется ли время для работы над проектами заблаговременно до дедлайна или работа ведется непосредственно перед ним. Возможно, сотруднику нужны более совершенные системы (программы контроля) или повышение квалификации;
• следить за ходом работы, чтобы вовремя помочь верно расставить приоритеты. На этом этапе важно, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, какие конкретные шаги ему нужно рассчитать для выполнения поставленных задач.

Это важно
Когда работник важен для вас, для работы, то держитесь за него и помогите в организации дедлайна: отследите, как он использует рабочее время, закрепите за ним специалиста-наставника, откорректируйте должностные (рабочие) инструкции. Если же результата не будет, имеет смысл принимать жесткое управленческое решение — попрощаться.

Справочно: оказывается, управлять временем лучше всего получается у тех, кто еще в детстве придерживался четкого расписания, соблюдал порядок в комнате, аккуратно относился к игрушкам, вещам. Такие дети во взрослой жизни лучше концентрируются, умеют расставлять приоритеты.
К сожалению, объяснение о нарушении дедлайна со ссылкой на беспорядок в детстве не устроит работодателя.

Заключение

Без дедлайна жизнь невозможна, он окружает нас повсеместно. Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки, не забывать о важных делах, нужно учиться управлять временем. Представьте себе пассажира с билетом. Что будет, если он опоздает на 5 мин? Можно просчитать эту ситуацию, последствия? Так и на работе: руководитель — это транспорт, а работники — пассажиры с билетами.