Изменение фамилии работника: правила оформления для заведующего

В соответствии с пп. 1 и 2 ст. 18 ГК гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства. Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

Справочно: гражданин обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене его имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени.

Если фамилия работника изменяется, соответствующие изменения потребуется внести и в кадровые документы:

• трудовую книжку;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• документы личного дела;
• трудовой договор (контракт);
• личную карточку (если она ведется) и др.

Порядок действий в ситуации, когда работник сменил фамилию, следующий.

Шаг 1. Подача работником заявления об изменении фамилии

Необходимость подачи работником заявления об изменении фамилии законодательством не установлена, вместе с тем указанный шаг представляется целесо­образным. Подача заявления позволит зафиксировать дату обращения работника с просьбой об изменении своих персональных данных.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изменение фамилии: документа, удостоверяющего личность, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака и др.

Форма заявления об изменении фамилии и внесении изменений в кадровые и иные документы.

Документами, удостоверяющими личность, являются:

• паспорт гражданина Республики Беларусь;
• вид на жительство в Республике Беларусь;
• удостоверение беженца;
• идентификационная карта гражданина Рес­публики Беларусь;
• биометрический вид на жительство в Рес­пуб­лике Беларусь иностранного граж­данина;
• биометрический вид на жительство в Рес­публике Беларусь лица без гражданства (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

Необходимо обратить внимание, что изменение фамилии работника допускается исключительно на основании документа, удостоверяющего личность. Это объясняется тем, что работник, изменивший фамилию, может обратиться за заменой паспорта не сразу после вступления в брак или его расторжения, а значительно позже. В таком случае в кадровых документах нанимателя будет фигурировать новая фамилия работника, в то время как в его паспорте будет указана прежняя. При расторжении трудовых отношений с таким работником сведения, имеющиеся у нанимателя, и сведения персонифицированного учета будут не совпадать.

Шаг 2. Издание приказа об изменении фамилии работника

На основании указанного заявления наниматель издает приказ об изменении фамилии работника и внесении соответствующих изменений в кадровые документы. Приказ доводится до сведения работника под роспись.

Приказ об изменении фамилии работника и внесении изменений в кадровые и иные документы.

Шаг 3. Внесение изменений в трудовой договор (контракт)

С учетом требований п. 1 ч. 2 ст. 19 ТК трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. К данным о работнике относится в т. ч. и его фамилия.

Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации, изменение его фамилии следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту).

Форма дополнительного соглашения к контракту, содержащего сведения об изменении фамилии работника.

Шаг 4. Включение копии приказа в личное дело работника, внесение изменений в личный листок по учету кадров, личную карточку и иные кадровые документы

В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)) копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника.

Сведения, касающиеся изменения фамилии работника, вносятся также в дополнение к личному листку по учету кадров (п. 13 Инструкции № 2).

Правила ведения личных карточек в настоящее время определяются нанимателем самостоятельно. Как правило, при изменении фамилии работника прежняя фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая.

В иных кадровых документах (графике отпусков, табеле использования рабочего времени и др.), если кадровый учет ведется в электронном виде, при внесении новой фамилии она автоматически поменяется во всех программах. Если же учет ведется в бумажном виде, прежние данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой на документ и заверением подписью.

Шаг 5. Внесение изменений в трудовую книжку работника и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40) изменение в трудовой книжке записи о фамилии работника производится нанимателем на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, и др.), со ссылкой на их реквизиты.

Для этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежняя фамилия зачеркивается, а над ней записывается новая. На внутренней стороне обложки трудовой книжки записывается ссылка на документ, удостоверяющий личность, и запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Справочно: если фамилия работника менялась неоднократно и места на титульном листе трудовой книжки для внесения новых изменений уже не имеется, по просьбе работника наниматель может оформить дубликат трудовой книжки.

Помимо трудовой книжки сведения об изменении фамилии работника отражаются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 6. Представление корректирующих сведений в территориальное подразделение Фонда социальной защиты населения

В соответствии с п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837) форма ПУ‑1 (тип формы — изменение анкетных данных) представляется работодателем в орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных.

Документ, удостоверяющий личность, с измененными анкетными данными работник обязан предъявить работодателю в течение месяца со дня его получения.

Шаг 7. Представление сведений об изменении фамилии работника в военкомат (если работник является военнообязанным)

Согласно абз. 9 п. 76 Положения о воинском учете (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662) изменения в части фамилии работника подлежат внесению в личную карточку по воинскому учету. Кроме того, указанные сведения в месячный срок необходимо письменно сообщить в военный комиссариат района (города).

Чек-лист для заведующего при смене работником фамилии

1. Получите от работника заявление об изменении фамилии и копию документа, удостоверяющего личность.
2. Издайте приказ об изменении фамилии работника.
3. Внесите изменения, связанные со сменой фамилии работника, в трудовой договор (контракт).
4. Включите копию приказа об изменении фамилии в личное дело работника, внесите соответствующие изменения в личный листок по учету кадров, личную карточку и иные кадровые документы.
5. Внесите изменения в трудовую книжку работника и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
6. Представьте корректирующие сведения в территориальное подразделение Фонда социальной защиты населения.
7. Представьте сведения об изменении фамилии работника в военкомат (если работник является военнообязанным).