Регистрация заявлений законных представителей воспитанников

Нужно ли регистрировать заявления от законных представителей воспитанников? Если да, то какие именно, и есть ли примерная форма регистрации?

Нужно.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами определены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция).

В соответствии с подп. 139.2 п. 139 Инструкции регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп. 139.6 п. 139 Инструкции).

В то же время есть и нерегистрируемые документы. Согласно подп. 139.3 п. 139 Инструкции нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждаемый руководителем организации.

В данный перечень включены следующие документы:

• документы оперативно-­информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп. 139.10 п. 139 Инструкции);

Согласно подп. 139.9 п. 139 Инструкции журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции. При необходимости журналы могут быть дополнены иными графами («Расписка в получении», «Вид документа» и др.).

С другими особенностями ведения документации можно ознакомиться в этой же Инструкции.