Заседания коллегиальных органов, комиссий и совещания в УДО: регламент проведения

Заседания коллегиальных органов и комиссий

Проведение в учреждении дошкольного образования заседаний (педагогического совета, совета по питанию, собраний трудового коллектива, попечительского совета и пр.) связано с реализацией принципа коллегиального управления. К подготовке управленческих решений привлекают самых квалифицированных специалистов учреждения, причем не только педагогических работников, но и других сотрудников, что позволяет оценить все аспекты и риски решения и обеспечить его исполнение.

Коллегиальные органы управления и постоянно действующие комиссии обычно действуют на основании положений о них, а их заседания проводятся в соответствии с регламентами их работы (планом, положением и др.).

Совещания

Совещание является организационным каналом трансляции корпоративной информации и документов, когда руководитель доводит до сведения сотрудников существенные для их деятельности сведения.

В отличие от заседаний коллегиальных органов управления совещания общепринятого норматива проведения не имеют. Каждое учреждение образования в рамках самоуправления определяет, какие виды совещаний оно использует (оперативные, совещания при заведующем и пр.). Совещания могут проводиться по различным видам деятельности и в разных управленческих ситуациях: плановые и внеплановые; совместные с представителями различных советов, комиссий и структурных подразделений учреждения или представителями внешних организаций; имеющие значение для деятельности всего учреждения или отдельного подразделения; по нескольким или одному вопросу; информационно-­методические, когда до сведения сотрудников учреждения доводится информация об изменении нормативной базы.

На плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Они проводятся по графику, спланированному заранее. Это могут быть ежедневные пятиминутки, еженедельные и ежемесячные собрания.

Внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Данные совещания могут состояться в любое время.

Примерный регламент проведения заседаний коллегиальных органов, комиссий, совещаний

Это важно
Протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе указываются только вопросы заседания (повестка) и принятые решения, в полном — еще ход проведения и мнение каждого участника.

Алгоритм подготовки совещания

Для того чтобы совещание прошло эффективно, а не стало формальностью вроде «Ну, сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться», к нему нужно готовиться.

Для подготовки к совещанию:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры, вы будете плавать, перескакивать с одного на другое, запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. При этом ориентируйтесь на тематику и поставленные задачи. Если собираетесь пообщаться с воспитателями дошкольного образования по организации питания, специалистов звать нет необходимости;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 мин до часа. Если общаться меньше, вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А протянете больше часа — сотрудники начнут терять нить разговора;
• заранее предупредите сотрудников об участии в совещании;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы, распечатайте их заранее. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобиться;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто, а что написано пером — не вырубишь топором. Пусть делают свои пометки — потом будет легче вспомнить сказанное.

Итогом собрания должен стать протокол. Вот что должно быть отражено в протоколе:

1. дата проведения;
2. присутствующие;
3. вопросы заседания (повестка);
4. ход проведения;
5. принятые решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения;
6. подписи участников. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Циклограмма проведения заседаний коллегиальных органов, комиссий, совещаний

Для успешной реализации целей и задач всего спектра заседаний, собраний, совещаний необходимо установить сроки их проведения, т. е. составить циклограмму.